1. Préambule

1.1 Objet du document

Ce document présente le processus d’utilisation de l’application Project Monitor sur l’outil de workflow Zapier.

1.2 Convention de rédaction / glossaire

1.3 Principes d’architecture

L’application Project Monitor utilise des web services, la documentation détaillée (en anglais) des web services est disponible à cette adresse :

https://knowledgecenter.pm.viragegroup.com/xwiki/bin/download/v6.5.3/technical/M%C3%A9mo%20Zapier/Index%20Zapier/index_zap_v6532.html/index_zap_v6532.html?force-download=1&rev=1.1

2. Zapier

2.1 Présentation

Zapier est un outil d’automatisation, il permet d’interconnecter des web services de différentes provenances. Ce processus est simplifié par l’utilisation de « Zaps » qui permettent l’échange de données entre 2 applications.

2.2 Création d’un compte

La première étape est la création d’un compte Zapier pour cela il faut se rendre à l’adresse suivante.

https://zapier.com/sign-up/

2.2.1 Licence

Il existe plusieurs niveaux de licence Zapier. A chaque licence correspond un nombre maximum de tâches (cf. 4.2.1 Comment choisir une licence ?) pouvant être exécutées par mois, un nombre de Zap, ainsi qu’un temps de traitement.

Plus d’information sur le site https://zapier.com/pricing.

2.3 Présentation de l’interface

Une fois connecté, sur la gauche un menu est disponible :

2.3.1 Dashboard

Il s’agit de la page d’accueil, elle affiche les applications les plus utilisées sur le profil.

2.3.2 Zaps

Permet d’accéder à la liste des Zaps définis sur le profil.

Private folders

La partie « private folders » vous permet de créer des dossiers pour ordonner vos Zaps. Cette étape est facultative.

Shared folders

La partie « shared folder » est payante, il s’agit d’un espace collaboratif permettant le partage de Zaps.

Trash

Contient tous les Zaps qui ont été supprimés.

Liste des Zaps

Sur la droite, la liste des zaps. Le logo de gauche est celui de l’application qui déclenche le Zap. Le logo de droite est celui de l’application réceptrice du Zap.

Le chiffre au milieu est le nombre d’étapes du Zap. La terminologie employée par Zapier est « nombre de tâches ». Il est important car les licences Zapier sont conditionnées par le nombre de tâches mensuel sur compte (cf. 4.2 Les licences).

Sur la droite, le bouton on/off permet de savoir si le Zap est actif ou inactif. Un Zap inactif ne sera pas déclenché.

Enfin, un menu contextuel permet d’effectuer des actions sur un Zap.

• Edit : Permet d’administrer le Zap (cf. 4.1 Mise en place d’un Zap).
• Rename : Permet de renommer le Zap.
• Share Zap : Permet de partager un lien vers le Zap (cf. 2.3.2.2 Shared folders).
• Move to folder : Déplace le Zap vers un dossier créé dans « private folders ».
• Task History : Ouvre l’historique du Zap (cf. 2.3.4 Task history).
• Copy : Crée une copie du Zap.
• Trash : Supprime le Zap.

2.3.3 My Apps

Regroupe la totalité des connexions aux applications définies dans les Zap.

Il est possible de les renommer, de tester l’état de la connexion ainsi que de les connecter ou déconnecter.

2.3.4 Task history

Regroupe la totalité des exécutions des Zaps et de leurs états.

Onglet Usage

Pour chaque Zap on voit figurer, son nom, la date de dernière exécution, le nombre de tâches Zapier consommées et le nombre d’erreurs levées par le Zap.

Open in Editor : Redirige vers l’administration du Zap (cf. 4.1 Mise en place d’un Zap).

View Task log : Redirige vers l’historique des tâches liées au Zap (cf. 2.3.4 Task history).

Onglet Task Log

Regroupe la totalité de l’historique des tâches pour l’ensemble des Zaps définis sur le profil.

Pour chaque exécution de Zap on voit figurer son état (réussi, échec, filtré), son nom, la date d’exécution et le nombre de tâches Zapier associées.

Un clic sur une ligne permet d’accéder au détail de l’exécution du Zap. On y retrouve, pour chaque étape du Zap, l’état d’exécution, la date, et, en fonction de l’étape, les données en entrée, en sortie, la complétion des conditions…

3. Application Project Monitor

3.1 Matrice de compatibilité

3.2 Présentation

L’application PM met à disposition un certain nombre d’actions (cf. 3.4 Actions) et de d’événements (triggers) (cf. 3.3 Triggers) afin de s’interconnecter via Zapier à d’autres applications.

3.3 Authentification

Pour pouvoir utiliser les actions (cf. 3.4 Actions) et les triggers (cf. 3.3 Triggers) de l’application, il est nécessaire de s’authentifier. Pour cela, lors de la sélection de l’application Project Monitor dans un Zap, un écran de connexion vous est présenté.

Le login et le password sont ceux utilisés pour se connecter directement à la plateforme Projet Monitor.

Le champ UP doit contenir le code de l’UP à laquelle l’utilisateur se connecte sur la plateforme Project Monitor. Ce champ est facultatif mais est nécessaire en cas de doublons d’utilisateurs sur 2 UP.

Le champ URL est celui renseigné dans le navigateur pour accéder à la plateforme Projet Monitor. Il s’agit uniquement de la partie entre « https:// » et « .p-monitor.com ».

Ce formulaire vous permettra de récupérer le token d’authentification PM.

3.4 Triggers

Un trigger est un évènement réalisé par une application qui va déclencher l’exécution d’un Zap. Lors de leur utilisation, un webhook sera automatiquement configuré dans Project Monitor.

3.4.1 Liste des triggers Project Monitor

3.4.1.1 New Project

Evènement déclenché lors de la création d’un projet sur l’up de connexion de l’utilisateur.

Données mises à disposition par le trigger :

On retrouve aussi les logins de la totalité des membres de l’équipe affectée au projet, les rattachements du projet ainsi que ses attributs.

3.4.1.2 Updated Project

Evènement déclenché lors de la modification d’un projet sur l’up de connexion de l’utilisateur.

Données mises à disposition par le trigger :

On retrouve aussi les logins de la totalité des membres de l’équipe affectée au projet, les rattachements du projet ainsi que ses attributs.

3.4.1.3 Deleted Project

Evènement déclenché lors de la suppression d’un projet sur l’up de connexion de l’utilisateur.

Données mises à disposition par le trigger :

3.4.1.4 New Task

Evènement déclenché lors de la création d’une tâche sur l’up de connexion de l’utilisateur.

Données mises à disposition par le trigger :

On retrouve aussi les attributs de la tâche.

3.4.1.5 Updated Task

Evènement déclenché lors de la modification d’une tâche sur l’up de connexion de l’utilisateur.

Données mises à disposition par le trigger :

3.4.1.6 Deleted Task

Evènement déclenché lors de la suppression d’une tâche sur l’up de connexion de l’utilisateur.

Données mises à disposition par le trigger :

3.4.2 Utilisation d’un trigger

3.4.2.1 Configurer un zap

La première étape consiste à créer un nouveau zap qui aura comme point de départ un trigger Project Monitor.

Par exemple, dans l’onglet « Choose App & Event », nous sélectionnons l’application « Project Monitor » et le trigger « New project ».

L’onglet suivant est l’onglet « Choose account » permettant de renseigner les informations de connexion à l’application PM. Il est possible de sélectionner un compte déjà renseigné dans la liste « My Apps » (cf. 2.3.3 My Apps) ou d’ajouter directement un compte (cf. 3.2 Authentification).

L’onglet suivant « Customize Project » affiche un champ qu’il faut renseigner avec le nom du webhook qui sera créé. Il est conseillé d’utiliser un nom explicite et d’éviter les doublons entre 2 Zaps.

L’onglet suivant « Find Data » permet de tester la configuration du trigger. Pour cela, cliquer sur le bouton bleu « Test trigger ». Si le webhook a bien fonctionné, Zapier va trouver « une requête » (il s’agit de l’objet que vous venez de créer). Si cette étape fonctionne alors la configuration de votre trigger est terminée. Il est maintenant possible d’ajouter n’importe quelle action à la suite de ce trigger.

3.4.2.2 Gestion du webhook

Pour plus d’informations sur le fonctionnement des webhook, il existe un mémo webhook sur notre site communautaire.

La création et la suppression des webhooks dans PM est automatisée et dépend de l’état des Zaps. L’activation d’un Zap crée un webhook, et sa désactivation le supprime (ainsi que toute sa configuration).

Consultation des webhook dans PM

Dans l’administration de Project Monitor, cliquer sur la carte “webhook” (dans la catégorie « Config. Plateforme »).

La liste des webhooks créés s’affiche. En cliquant sur un webhook il est possible de le consulter.

Dans cet écran on peut voir l’url renseignée automatiquement depuis le Zap. Elle est complétée par les champs que l’on souhaite passer à Zapier.

Trigger de création/modification : uniquement OBJET.ID. Zapier se chargera, à partir de l’identifiant de la tâche ou du projet de charger le reste des champs.

Trigger de suppression : L’objet étant supprimé, il n’est pas possible d’en charger tous les champs depuis son identifiant. Vous pouvez, par exemple, passer les informations OBJET.ID, OBJET.LIBELLE, OBJET.REFERENCEEXTERNE ou OBJET.CODEAPPLICATION. Les 2 derniers champs peuvent être très utiles si vous souhaitez faire du bidirectionnel. Par exemple une tâche initialement créée dans Trello (et donc créée dans PM), que vous souhaitez ensuite réinjecter dans Trello selon les modifications dans PM.

Voici un exemple de configuration pour une suppression :

• L’url entière est :

'https://hooks.zapier.com/hooks/catch/7389244/ofef2s8?id='+OBJET.ID+'&referenceExterne='+OBJET.REFERENCEEXTERNE+'&libelle='+OBJET.LIBELLE+'&codeApplication='+OBJET.CODEAPPLICATION

À noter qu’il est possible de filtrer les objets donnant lieu à un déclenchement grâce au champ « Evènement ».

Si les filtres sur cet écran ne sont pas suffisants, vous avez également la possibilité d’’ajouter des filtres dans Zapier directement. Ce n’est pas parce qu’une notification webhook est envoyée qu’il est obligatoire de l’utiliser.

3.4.2.3 Créer un objet dans Project Monitor

Pour pouvoir tester le webhook que vous voulez définir, il est nécessaire de créer un objet. Vous pourrez par la suite le supprimer, il s’agit simplement d’un test permettant de valider le point d’entrée du zap.

3.5 Actions

Une action est un évènement réceptionné par une application qui peut clore l’exécution d’un Zap.

3.5.1 Prérequis

3.5.1.1 Gestion des gabarits de projet / Rattachements

La version 1.1.1 de l’application Zapier PM permet maintenant de renseigner les rattachements directement dans la configuration de l’action.

Il est toujours possible d’utiliser les gabarits pour renseigner des rattachements. Pour une même hiérarchie, le gabarit, le zap, prend le dessus.

Afin de gérer les rattachements des projets dans Project Monitor, il peut être nécessaire de créer un gabarit de projet. Ce gabarit devra être renseigné dans les actions des zaps afin que Project Monitor puisse créer le projet avec les bonnes informations.

Consulter les rattachements obligatoires

Dans l’administration de Project Monitor, cliquer sur la carte « Référentiel » (dans la catégorie « Référentiels »).

La liste des référentiels de la plateforme est affichée. La dernière colonne « Obligatoire projet ou action » indique si le rattachement est obligatoire pour les projets.

Dans le cas d’un rattachement obligatoire, il va falloir vérifier qu’il est possible d’utiliser ce rattachement dans les gabarits.

Cliquer sur le rattachement en question.

L’écran de configuration du rattachement s’affiche. Cliquer sur l’onglet « Fiche hiérarchie » et vérifie que le rattachement est « Optionnel » ou « Obligatoire » pour les « Gabarit de projet ». S’il ne l’est pas, le modifier en conséquence, et sauvegarder.

Créer un gabarit

Se rendre dans le paramétrage du thème « Projet ».

Cliquer sur la tuile « Gabarits de projet ».

La liste des gabarits existants s’affiche, cliquer alors sur le bouton d’ajout

Renseigner les champs nécessaires, au minimum :

• Libellé (nom du gabarit)
• Code (sera utilisé dans les Zap)
• Rattachements

Il est possible de créer plusieurs gabarits pour la création de projets via Zapier. Il suffira de configurer les Zaps pour qu’ils utilisent les gabarits concernés en fonction des données.

3.5.1.2 Type d’attribut supporté

Dans Project Monitor, les tâches et projets peuvent avoir des attributs de différents types. Voici la liste des types supportés (ou non) par les actions de l’application Project Monitor via Zapier.

3.5.2 Liste des actions Project Monitor

3.5.2.1 Create Project

Crée un nouveau projet dans Project Monitor.

La création d’un projet utilise les champs suivants :

Le projet est bien créé dans Project Monitor avec les informations renseignées en entrée.

3.5.2.1.1 Détails du champ ‘Custom Attributes’

Chaque attribut doit être sur une ligne. Dans le premier champ, renseigner le code de l’attribut. Dans le deuxième champ, renseigner la valeur de l’attribut. La valeur change en fonction du type de l’attribut :

• Pour un type chaîne : Renseigner la chaîne de caractères ;
• Pour un type multilignes : Renseigne la chaîne de caractères ;
• Pour un type booléen : Renseigner ‘True’ ou ‘False’
• Pour un type numérique : Renseigner le nombre
• Pour le type date : Renseigner le timestamp
• Pour le type liste : Renseigne le code de la valeur de liste (la liste doit aussi avoir un code)

Il est tout à fait possible d’utiliser des résultats extraits de précédents triggers ou actions du zap.

3.5.2.1.2 Détails du champ ‘Reference Links’

Il faut transmettre les rattachements comme les attributs. Chaque rattachement doit être sur une ligne. Dans le premier champ, renseigner le code de la hiérarchie. Dans le deuxième champ, renseigner le code de la valeur de niveau, ou les codes des valeurs de niveaux séparés par des virgules.

3.5.2.2 Update Project

Modifie un projet existant dans Project Monitor.

La modification d’un projet utilise les champs suivants :

Le projet est bien modifié dans Project Monitor avec les informations renseignées en entrée. Les champs vides sont ignorés.

3.5.2.3 Create Task

Crée une nouvelle tâche dans Project Monitor.

La création d’une tâche utilise les champs suivants :

La tâche est bien créée dans Project Monitor avec les informations renseignées en entrée.

3.5.2.4 Update Task

Modifie une tâche existante dans Project Monitor.

La modification d’une tâche utilise les champs suivants :

La tâche est bien modifiée dans Project Monitor avec les informations renseignées en entrée. Les champs vides sont ignorés.

4. Zaps

4.1 Mise en place d’un Zap

4.1.1 Définir le trigger de départ

Se connecter :

Personnaliser les conditions de déclenchement, ici il s’agit de filtrer l’activité (nous voulons uniquement un déclenchement pour une création de projet). Pour information il existe également l’application « Filter by Zapier » pour faire des filtres plus performant sur des données dans un zap, cela augmente cependant le nombre de tâches mensuel.

Ici il faudra créer un projet pour valider que le trigger fonctionne bien, ensuite cliquez sur Test trigger :

4.1.2 Faire des associations entre systèmes cible et source

Prenons pour exemple une création de projet ou tâche dans Trello qui doit se répercuter dans Project Monitor, certaines données existent à la fois dans Trello et dans PM, mais ne sont pas décrites de la même manière. (L’état d’un projet, le login du chef de projet, la priorité des tâches). Il est donc nécessaire d’associer ces valeurs pour que le zap soit totalement dynamique. Pour cela il faut ajouter une nouvelle action et utiliser « Formatter by Zapier ».

Choisissez ensuite dans le champ Transform « Lookup table ».

Dans lookup key il faut choisir le champ que vous désirez tester, dans notre exemple il s’agit du champ « board closed » qui permet de savoir si le projet est ouvert ou fermé.

Ceci va nous permettre d’associer selon la valeur du champ « board closed », une valeur qui correspondra au statut d’un projet PM.

Pour « board closed = false » alors le code sera « STATUT_ACTIF »

Pour « board closed = true » alors le code sera « STATUT_INACTIF ».

• Les données STAUT_ACTIF/STATUT_INACTIF proviennent du service « get_data », mais vous pouvez les taper directement dans ce champ si vous connaissez ces codes de statut.

Une fois associé, on pourra utiliser la valeur déduite dans l’action de création de projet de l’application PM :

4.1.3 Définir une action

Un zap doit se terminer par une action, ici il s’agira de l’action « new project » dans Project Monitor. Le but est que les données de Trello se retrouve de façon dynamique dans PM.

Les données « title », « description » et « project code » sont directement des données issues de Trello. Il suffit pour cela de cliquer dans un champ et de cliquer sur la donnée que vous vous associer.

La donnée « state code » est une donnée associée comme vu dans le point 4.1.2 elle est déduite grâce à Zapier formatter. Pour la sélectionner, le processus est identique, il faut cliquer dans le champ.

Le champ « Source application » est obligatoire, il s’agit de définir l’application qui a produit le déclenchement (ici Trello).

Il est également possible de renseigner des attributs PM dans le dernier champ, le nombre d’attributs est illimité et tous les types sont acceptés sauf les types fichiers (Document/image). Il faut respecter la syntaxe suivante : CODEATTRIBUT=VALEURATTRIBUT. Dans l’exemple il s’agit d’un attribut de type liste ou _TEST_ATT_3 est un code de valeur de liste.

4.2 Les licences

Pour avoir un détail des prix et types de licences Zapier se rendre sur la page https://zapier.com/app/billing/plans

4.2.1 Comment choisir une licence ?

Plusieurs éléments sont à prendre en compte :

• Le nombre de zaps que vous prévoyez ;
• Les applications que vous souhaitez utiliser (premier, formatters) ;
• Le temps de mise à jour (La version gratuite met environ 15 min contre 2 min pour la professionnelle par exemple) ;
• Le nombre de “tâches” Zapier qui vous prévoyez.

Une tâche Zapier est une étape du zap. Seule la première étape (le trigger de départ) ne compte pas dans une tâche. Par exemple, si vous avez 1 trigger, 2 formatter et une action, votre zap fait 3 tâches.

Imaginons pour un zap de création de projets. Vous prévoyez de créer 1000 projets dans le mois, soit 1000 * 3 = 3000 tâches. Vous aurez donc utilisé 3000 tâches Zapier, ce qui fait qu’une License de type “professionnal” est nécessaire. Les licences sont assez flexibles, il est possible d’upgrader pendant un mois, puis de revenir à l’état précédent.

5. Protection des données

Zapier répond aux exigences du Règlement Général à la Protection des Données de l’UE (RGPD) depuis le 25 mai 2018. Vous trouverez toutes les informations relatives au respect RGPD de Zapier à cette adresse :

zapier.com/help/account/data-management/gdpr-compliance-at-zapier